Mình viết bài này vì… mệt. Mệt vì tuần nào cũng phải đi nhắc deadline cho team, nhắc khi nào các bạn nên bắt đầu làm task này để kịp thời gian đã hẹn, mệt vì có nhắc thì cũng vẫn sẽ có lúc các bạn trượt timeline và mệt vì thấy nhiều bạn rất giỏi chuyên môn nhưng cứ lúng túng trong việc sắp xếp công việc. Các bạn ơi, timeline không sinh ra để sếp các bạn đi dí các bạn, mà là một cách để giữ cho bản thân bạn biết khi nào nên làm gì, và không chìm trong đống việc hỗn loạn. Việc có một hệ thống rõ ràng để kiểm soát công việc giúp bạn không chỉ xử lý đúng hạn mà còn giữ được sự tỉnh táo giữa vô vàn yêu cầu mỗi ngày.
Mỗi người sẽ có một cách riêng để quản lý công việc. Mình không tự nhận mình không bao giờ trễ hẹn hay luôn đúng, nhưng chí ít những gì nằm trong tầm kiểm soát của mình thì mình sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành nó theo những gì mình đã thoả thuận với người khác. Bản thân mình cũng từng là Project Manager trước khi chuyển hướng sang làm Product Owner và may mắn được làm việc với những vị sếp giỏi nhưng vẫn rất khiêm nhường. Mình có 2 người sếp lớn đã từng nói với mình là: “Cho dù các em có giỏi tới đâu thì cũng không nhớ hết được mọi thứ đâu, ghi chép lại đi để không quên việc” (từ một chị Operations Director đầy uy tín); “I always start my working day by noting everything down in my notebook so that I won’t forget what I need to to” (vị sếp này của mình đã hơn năm mươi tuổi và quản lý công việc ở đa quốc gia cùng một lúc). Trong quá trình theo chân những bậc tiền bối lão làng, mình dần đúc kết được cách quản lý timeline công việc một cách nhẹ nhàng mà vẫn hiệu quả. Vậy nên hôm nay, khi thấy các bạn trẻ loay hoay với việc quản lý công việc, Lemon’s Tribe muốn chia sẻ lại phương pháp cá nhân, cộng thêm một vài framework uy tín, hy vọng các bạn sẽ tìm thấy góc nào đó phù hợp với mình.
1. Mình đang quản lý timeline như thế nào?
Mình không dùng phương pháp nào phức tạp. Không Gantt chart, không Notion 10 level. Mình chỉ làm 3 bước sau:
1. Ghi lại mọi thứ: Việc gì cần làm, mình đều ghi lại – có thể là trong sổ tay, Google Keep, hoặc tool quản lý task của team như Jira, Trello… Đừng tin vào trí nhớ – vì nhớ thì hay quên, mà quên thì stress.
2. Check theo tuần: Cuối tuần hoặc sáng thứ Hai, mình dành 15–20 phút để lướt lại toàn bộ. Đánh dấu task nào quan trọng, task nào gần deadline, và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho rõ ràng.
3. Đánh dấu việc đã xong: Việc nào xong thì đánh một dấu tick. Vậy là đầu mình nhẹ đi một chút. Cái cảm giác check vào ô trống nó vui lắm, vì như vậy mình đã vừa có một “small accomplishment”, giúp não bộ tạo ra dopamine1.
Với các task quan trọng, mình luôn làm thêm một bước cực kỳ quan trọng: tính ngược từ deadline.
Ví dụ:
- Việc A cần xong ngày 25.
- Mình cần 3 ngày thực sự để làm.
- Tính backward: ngày 21 là deadline nội bộ.
- Bắt đầu từ ngày 19. Vậy ngày 18 phải clear các task phụ.
Luôn tự trừ hao: nếu team có họp, support issues, hay deadline khẩn khác chen vào – mình vẫn có buffer (thêm thời gian đệm để dành cho việc đột xuất phát sinh). Nhờ vậy, không rơi vào cảnh “ôi còn deadline xa lắm” để rồi 2 ngày cuối vừa stress vừa làm hỏng việc.
2. Ưu tiên việc nào trước?
Nguyên tắc của mình: Cái gì gấp và quan trọng thì làm trước.
Mình thường tự hỏi:
- Việc này có ảnh hưởng tới người khác không?
- Nó có blocking task (công việc phụ thuộc, mà nếu không làm việc đó trước thì sẽ không làm được việc này) khác không?
- Nó có deadline cứng không?
Nếu có – nó sẽ lên đầu.
Không cố làm tất cả cùng lúc. Mình chọn đúng việc cần làm ngay bây giờ, và các việc khác… xếp hàng đợi. Việc nào không làm hôm nay cũng không sao – chỉ cần mình biết vì sao để lại.
Cũng học được một bài học quan trọng: đa nhiệm (multitasking) không phải là năng suất, nó là cách chắc chắn nhất để rối. Tập trung một việc, hoàn thành, rồi chuyển sang việc tiếp theo – vậy là xong.
3. Khi team không theo timeline thì sao?
Đây là phần khiến mình mệt. Có những tuần phải đi hỏi:
- “Việc này sao rồi em?”
- “Task kia update chưa?”
Không thích làm quản lý kiểu dí task, nhưng nếu team không update, mình cũng không thể đoán được họ đang ở đâu. Lý do không phải vì họ kém, mà vì:
- Chưa có tư duy tính toán ngược lại (estimate backward) từ deadline.
- Chưa thấy mức độ khẩn cấp (urgency) của task.
- Nghĩ “vẫn còn thời gian” mà không trừ hao cho bug, họp, sự cố bất ngờ.
Nhiều bạn cũng hay rơi vào bẫy của “cảm giác đang làm rất nhiều”, nhưng thực tế là không có gì kết thúc, không đưa ra được kết quả cụ thể gì.
4. Gợi ý team cách tự quản lý timeline
Không dạy lý thuyết. Mình chỉ gợi ý mấy câu hỏi tự kiểm:
- Task này cần xong lúc nào?
- Muốn làm được, mất bao nhiêu ngày thực?
- Ngày trễ nhất phải bắt đầu là ngày nào?
- Có vướng gì không? Cần ai hỗ trợ không?
Chỉ cần team biết tính ngược từ deadline và chủ động báo khi có delay, là mừng rồi. Khuyến khích các bạn note nhanh ra giấy hoặc dùng một tool nhẹ nhàng. Không cần phức tạp – chỉ cần biết mình đang ở bước nào trong công việc.
Nhắc thêm: chỉ cần update Jira ticket/card, hoặc comment trên file tổng của team – không báo miệng lắt nhắt, hoặc không cần mình phải bắt các bạn làm báo cáo tổng hợp hàng tuần. Như vậy mình không phải đi hỏi nữa, các bạn cũng thấy thoải mái hơn. Việc báo cáo công việc cũng chỉ cần làm 1 tháng 1 lần, vừa tiết kiệm được thời gian, mà mình cũng theo sát được tiến độ công việc của các bạn.
5. Một số phương pháp quản lý thời gian uy tín mà bạn có thể tham khảo thêm
Ngoài cách mình làm, nếu các bạn cần hệ thống hoá bài bản hơn, đây là vài phương pháp phổ biến được đánh giá cao:
✅ Eisenhower Matrix – Gấp vs Quan trọng2
Chia task thành 4 nhóm:
- Quan trọng & Gấp → Làm ngay
- Quan trọng & Không gấp → Lên kế hoạch
- Không quan trọng & Gấp → Uỷ quyền hoặc xử lý gọn
- Không quan trọng & Không gấp → Bỏ qua
✅ Time Blocking3
Chia thời gian theo khối (block) trong lịch. Ví dụ: 9h–11h chỉ làm việc A, 13h–14h trả lời email. Rất phù hợp nếu bạn dễ bị ngắt quãng hoặc muốn tăng sự tập trung.
✅ Getting Things Done (GTD)4
Một phương pháp nổi tiếng của David Allen, với 5 bước:
- Capture: Ghi lại mọi thứ bạn cần làm
- Clarify: Làm rõ nghĩa từng task
- Organize: Sắp xếp vào các danh mục phù hợp
- Reflect: Xem lại thường xuyên
- Engage: Hành động theo thứ tự ưu tiên
Các bạn có thể chọn một phương pháp để thử, hoặc pha trộn chúng sao cho phù hợp với nhịp làm việc cá nhân.
Tạm kết
Mình không có bí quyết gì cao siêu. Mình chỉ:
- Ghi lại mọi việc.
- Ưu tiên cái cần làm trước.
- Tính ngược từ deadline để tránh lỡ dở.
- Cập nhật thường xuyên để không quên và dễ cho người khác cùng theo dõi.
Nếu các bạn đang cảm thấy công việc bủa vây, thử áp dụng cách này xem. Không cần phải dùng app nào cao siêu – miễn là các bạn biết mình đang làm gì, và đang đi tới đâu.
Timeline là để chủ động, chứ không phải để bị thúc đẩy. Đơn giản vậy thôi. Và quan trọng nhất, việc bạn hứa với ai đó về deadline hoặc ai đó giao cho bạn một cái hạn, hãy có trách nhiệm với lời mình nói và công việc của bản thân.
Nguồn tham khảo
- https://manciniacupuncture.com/unlock-motivation-with-small-wins-the-science-of-dopamine/#:~:text=Every%20time%20you%20complete%20even,shift%20from%20exhaustion%20to%20momentum. ↩︎
- https://todoist.com/productivity-methods/eisenhower-matrix ↩︎
- https://doist.com/blog/time-blocking/ ↩︎
- https://gettingthingsdone.com/ ↩︎
Leave a Reply
You must be logged in to post a comment.